FAQs & Info
FAQ´s und Infos für eine effiziente Zusammenarbeit
Fragen die wir in unserer Kanzlei immer wieder zu hören bekommen
- Unternehmen (KMU’s) aller Art
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Kommanditgesellschaft (KG)
- Offene Gesellschaft (OG)
- Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GesBR)
- Einzelunternehmen (e.U.)
- Kleinunternehmer
- Freie Berufe
- Ärzte und Tierärzte
- Architekten
- Notare und Rechtsanwälte
- Dolmetscher
- Sachverständige
- Musiker und Schauspieler
- Vereinen, Clubs und Organisationen
- Privatpersonen
In der Regel ist es immer der selbe Mitarbeiter innerhalb der Vindex GmbH, für Ihren Arbeitsauftrag verantwortlich (Ausnahmen sind natürlich Urlaub, Krankheit oder Personaländerungen).
Im Umkehrschluß bedeutet das: Nicht jeder Mitarbeiter in unserer Kanzlei weiß über Ihre Buchhaltung, Lohnverrechnung oder Ihren Jahresabschluss im Detail Bescheid. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, etwaige Fragen per E‑Mail zu stellen. Die Fragen werden durch die Kanzleiassistenz immer an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auch ein Rückruf kann via Kanzleiassistenz immer vereinbart werden.
Fragen zu laufenden Arbeiten
Für Fragen zur laufenden Arbeiten schreiben Sie bitte eine E‑Mail, diese wird von unserer Kanzleiassistenz unmittelbar an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und/oder ggf. sofort beantwortet. Sie können auch gerne einen Rückruf auf diese Art vereinbaren, der für die Arbeit zuständige Fachbereichs-Mitarbeiter kontaktieren Sie in diesem Fall telefonisch oder Online-Anwendungen um Ihre Fragen zu besprechen
Erstgespräche, Firmenberatung und Finanzielles
Für Erstberatungen, Unternehmensberatungen und allgemeine Fragen, die nicht direkt mit den Bereichen Buchhaltung bzw. Personalverrechnung zusammenhängen, sowie für finanzielle Fragen vereinbaren Sie bitte einen Termin mit dem entsprechenden Fachberater bzw. direkt mit der Geschäftsführung. Diesen Termin können Sie telefonisch oder per E‑Mail mit unserer Kanzleiassistenz ausmachen.
Alle Gespräche und Beratungen können persönlich in unserem Bilanzbuchhaltungsbüro in der Jörgerstraße 37/2, 1170 Wien, telefonisch, per Messangerdienst oder über die gängigen Online-Anwendungen (Zoom, Teams, Webex, etc.) geführt werden.
Wenn Sie einen Termin wünschen, bekommen Sie ihn auch – das gehört zu unserem persönlichen Service!
Terminkoordination mit „Ihrem“ Vindex-Mitarbeiter
Bei mehr als 300 Klienten, die uns ihr Vertrauen schenken, ist eine straffe Koordination von Terminen Pflicht und es muss sichergestellt sein, dass Ihr persönlicher Berater bzw. der jeweilige Fachbereichsexperte auch für die jeweilige Besprechung zur Verfügung steht. Daher bitten wir Sie dringend, vor jedem Gespräch bzw. vor jedem Besuch in unserer Kanzlei einen entsprechenden Termin zu vereinbaren.
Kanzleibesuche ohne Termin müssen wir leider ausnahmslos ablehnen!
Termin ausmachen
Für die eigentliche Terminvereinbarung schreiben Sie uns einfach eine E‑Mail, ggf. mit einem möglichen Tag oder Zeitraum, und unsere Kanzleiassistenz wird Ihnen sehr schnell passende Terminvorschläge zusenden. Sie können sich auch telefonisch mit unserer Kanzleiassistenz in Verbindung setzen, um einen Termin zu vereinbaren.
Terminänderungen/Terminabsagen
Da Besprechungstermine unsererseits Koordination und Vorbereitung erfordern, bitten wir Sie im Sinne eines höflichen und respektvollen Miteinanders, alle Termine – ob persönlich, telefonisch oder online – pünktlich wahrzunehmen oder im Verhinderungsfall rechtzeitig abzusagen. Das schont unsere Zeitressourcen enorm.
Kostenlose und unverbindliche Erstberatungen
Bei der Erstberatung klären wir allgemeine Fragen rund um Ihr Business bzw. die Gründung Ihres Business, beraten Sie ggf. dazu, evaluieren den etwaigen Leistungsbedarf, erörtern mit Ihnen, welche dieser Leistungen durch die Vindex GmbH erbracht werden können, und mit welchen Preisen dafür zu rechnen ist.
Kostenpflichtige Fachberatung
Sollte eine Erstberatung in eine konkrete Fachberatung übergehen (spezifische Beratung zur Buchhaltung, Personalverrechnung oder zum Jahresabschluss, Analyse, Unternehmensberatung usw.), was gelegentlich passieren kann, werden Sie vom jeweiligen Berater natürlich davor informiert. Sie entscheiden in diesem Fall, ob und wie es weitergeht.
Erstberatungstermine
Eine Erstberatung kann telefonisch oder per E‑Mail mit unserer Kanzleiassistenz vereinbart werden.
Terminänderungen
Wenn Sie den Erstberatungstermin nicht wahrnehmen können, informieren Sie uns bitte unbedingt darüber.
Auch kostenlos hat einen Wert! Ein Erstberatungstermin, der ohne weitere Information (Absage oder Verschiebung) einfach nicht wahrgenommen wird, kann zu einem späteren Zeitpunkt nicht kostenlos nachgeholt werden.
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im der Buchhaltung
Am besten fassen Sie Ihre Fragen in einer kurzen E‑Mail zusammen und senden diese an office@vindex.at. Auch eine Rückrufanfrage an Ihren Betreuer können Sie uns gerne auf diese Art übermitteln. Die E‑Mail wird von unserer Kanzleiassistenz an den für Ihre Buchhaltung zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und beantwortet oder Sie erhalten den gewünschten Rückruf.
Da sich unsere Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit in erster Linie auf die Erledigung der Buchhaltungen konzentrieren müssen, bitten wir Sie, kurzfristige Anrufe möglichst zu vermeiden. Natürlich können Sie uns in sehr dringenden Fällen immer anrufen.
Unsere Mitarbeiter erklären Ihnen ganz genau welche Unterlagen zur Durchführung Ihrer Finanzbuchhaltung (laufende Buchhaltung) benötigt werden. In der Regel sind das z.B. die Folgenden:
- Ausgangsrechnungen (Belege)
- Eingangsrechnungen (Belege)
- Kontoauszüge
- Kreditkartenauszüge
Je besser die Bereitstellung und Aufbereitung von Informationen und Unterlagen funktioniert, desto schneller können wir Ihre Buchhaltung erledigen und desto günstiger wird es für Sie.
Wir empfehlen daher folgende Vorbereitung, um eine zügige Bearbeitung Ihrer Buchungsbelege zu gewährleisten:
- chronologisch geordnete Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen
- Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege getrennt nach Banken und Konten
- Auszüge für Kreditkarten nach Kreditkartenunternehmen getrennt
Mit folgenden Methoden können Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen an uns übermitteln/weitergeben:
- persönlich während der Bürozeiten in der Jörgerstraße 37/2, 1170 Wien (wir empfehlen immer eine kurze Abklärung ob das Büro zum gewünschten Zeitpunkt auch sicher besetzt ist)
- per Post oder Lieferdienst
- digital per E‑Mail
- Data-Sharing-Applikationen wie Dropbox, Google Drive usw.
Digitale Daten
Um Ihre Unterlagen schnell zuordnen zu können, bitten wir Sie, im Betreff der E‑Mail Ihren Namen, den Namen Ihrer Firma und die Art der Unterlagen anzugeben, z.B. „Max Mustermann, Mustermann GmbH, Belege 01–03 2025“
Gescannte oder fotografierte Dokumente sollten wie folgt digitalisiert werden
- frontal (gerade/unverzerrt) und scharf gescannt oder fotografiert; die arbeitsrelevanten Inhalte müssen für unsere Mitarbeiter klar und deutlich (ohne Interpretationsbedarf) lesbar bzw. erkennbar sein
- keine übermäßig großen Dateien (max. 200KB pro DIN A4 Scan/Foto, Schwarz-Weiß bzw. Graustufen und eine starke Qualitätskomprimierung erzeugen im Normalfall kleine aber ausreichend gut lesbare Dokumente)
- gängige Dateiformate verwenden (JPG, PDF, PNG)
Unterlagen für die monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA)
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist 1,5 Monate nach dem jeweiligen Monat fällig, zum Beispiel: die Jänner UVA ist am 15. März fällig.
Da unser Buchhaltungsteam genügend Zeit für die Aufbereitung und Abarbeitung der vielen gleichzeitig fälligen Buchhaltungen unserer Klienten benötigen, ist es erforderlich, dass wir die Buchhaltungsunterlagen mindestens ein Monat vor dem fälligen Termin in unserer Kanzlei vorliegen haben, im obigen Jänner-Beispiel wäre das der 15. Februar (also 2 Wochen nach Monatsabschluss und somit genügend Zeit zur Aufbereitung und Übergabe).
Unterlagen für die quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA)
Wie bei der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung ist auch die Quartalsweise 1,5 Monate nach dem Ende des jeweiligen Quartals fällig, zum Beispiel: die Q1-UVA (Jänner-März) ist am 15. Mai fällig.
Da auch hier unsere Kanzleiteam genügend Zeit für die Aufbereitung und Abarbeitung benötigen, um die vielen gleichzeitig fälligen Buchhaltungen unserer Klienten vorzubereiten und zu bearbeiten, ist es erforderlich, dass die Buchhaltungsunterlagen mindestens einen Monat vor dem fälligen Termin in unserer Kanzlei vorliegen, in unserem Q1-Beispiel wäre das der 15. April (also 2 Wochen nach Quartalsabschluss und somit genügend Zeit zur Aufbereitung und Übergabe).
Eine häufig gestellte Frage, die leider vor dem ersten Gespräch nur sehr schwer zu beantworten ist.
Grundsätzlich berechnen wir die Buchhaltung nach Stundensatz und nur in seltenen Fällen pauschal. Pauschalangebote sind nur für Klienten vorteilhaft, die wir schon länger kennen und die ein sehr stabiles Arbeitsvolumen benötigen.
Der Zeitaufwand für die Buchführung hängt von mehreren Faktoren ab, wie z.B. Umfang, allgemeine Komplexität, Aufbereitungsgrad der Unterlagen, Unternehmensform und Branche. Der sich daraus ergebende abrechenbare Arbeitsaufwand wird von uns selbstverständlich nachvollziehbar dokumentiert.
Um Ihnen nun ein seriöses Angebot für eine Zusammenarbeit unterbreiten zu können, müssen wir zunächst Ihre Unternehmenssituation beurteilen. Dazu laden wir Sie gerne zu einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch in unsere Buchhaltungskanzlei ein.
Unternehmen
Wir erstellen die Buchhaltung für österreichische KMU´s aller Art sowie Organisationen und Vereine.
- Buchhaltung für GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
- Buchhaltung für KG (Kommanditgesellschaft)
- Buchhaltung für OG (Offene Gesellschaft)
- Buchhaltung für GesBR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
- Buchhaltung für e.U. (Einzelunternehmen)
- Buchhaltung für Kleinunternehmer
- Buchhaltung für Verein
Freie Berufe
Wir machen die Buchhaltung für freiberuflich Tätige in Österreich.
- Buchhaltung für Ärzte und Tierärzte
- Buchhaltung für Architekten
- Buchhaltung für Dolmetscher
- Buchhaltung für Sachverständige
- Buchhaltung für Notare und Rechtsanwälte
- Buchhaltung für Musiker und Schauspieler
ür eine erfolgreiche Zusammenarbeit im der Personalabrechnung
Arbeitnehmer müssen unbedingt VOR Arbeitsantritt angemeldet werden! Andernfalls drohen empfindliche Strafen durch die Behörden – Stichwort: Schwarzarbeit.
Im Rahmen der Personalverrechnung übernehmen wir selbstverständlich die ordnungsgemäße Anmeldung für Sie. Dazu übermitteln Sie uns einfach die erforderlichen Daten/Unterlagen des Arbeitnehmers per E‑Mail (idealerweise einige Tage vor Dienstantritt).
Sollte es sich um einen kurzfristigen Dienstantritt handeln und unsere Kanzlei zu diesem Zeitpunkt nicht besetzt sein (z.B. Wochenende, Feiertage, außerhalb der Bürozeiten usw.), nutzen Sie bitte unbedingt die Vor-Ort-Anmeldung der ÖGK. Danach übermitteln Sie die Arbeitnehmer Daten/Unterlagen wieder per E‑Mail an uns damit unser Personalverrechnerteam die ordentliche Anmeldung des Dienstnehmers durchführen kann sobald sie wieder in der Kanzlei sind.
Digitale Daten
Um Ihre Unterlagen schnell zuordnen zu können, bitten wir Sie, im Betreff der E‑Mail Ihren Namen, den Namen Ihrer Firma und die Art der Unterlagen anzugeben.
Scan- oder Foto-Unterlagen sollten folgenden Spezifikationen entsprechen:
- frontal (gerade/unverzerrt) und scharf gescannt oder fotografiert; die arbeitsrelevanten Inhalte müssen für unsere Mitarbeiter klar und deutlich (ohne Interpretationsbedarf) lesbar bzw. erkennbar sein
- keine übermäßig großen Dateien (max. 400KB pro DIN A4 Scan/Foto, Graustufen und eine ~50% Qualitätskomprimierung sind im Normalfall absolut ausreichend)
- gängige Dateiformate (JPG, PDF, PNG)
Anfrageformular
Kontaktmöglichkeiten
Bürozeiten
Montag-Donnerstag: 8:00–17:00 Uhr
Freitag: 8:00–15:00 Uhr
Samstag, Sonntag und Feiertage: geschlossen
Anschrift
Vindex GmbH
Jörgerstraße 37/2
1170 Wien, Österreich
Vor-Ort-Termine: Wir bitten um Verständnis, dass aus organisatorischen Gründen Termine aller Art bzw. persönliche Treffen unbedingt im Voraus (telefonisch oder per E‑Mail) vereinbart werden müssen.
Abgabe von Unterlagen: Da unser Team auch teilweise im Home-Office tätig ist und gelegentlich Auswärtstermine wahrnehmen muss, empfehlen wir vor der Abgabe von Buchhaltungsunterlagen direkt in der Kanzlei eine kurze Abklärung, ob dies zum gewünschten Zeitpunkt auch möglich ist.
Anfahrt
So besuchen Sie uns in der Kanzlei in der Jörgerstraße 37/2 in 1170 Wien.Sie erreichen uns, problemlos, sowohl mit den öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto.
Öffentliche Verkehrsmittel
Mit der Straßenbahnlinie 43 (Station Palffygasse) landen Sie fast direkt vor unserer Bürotüre. Wenn Sie mit der U6 (Station Alserstraße) oder der Straßenbahnlinie 9 (Station Eterleinplatz) kommen wollen ist ein kurzer Spaziergang oder die Fahrt mit der Straßenbahnlinie 43 (je eine Station bis zur Palffygasse) nötig. Auch die neue U5 (Station Elterleinplatz) wird recht bald zu uns führen.
Auto
Wenn Sie mit dem Auto kommen finden Sie in der Umgebung normalerweise einen Parkplatz. Aber Achtung, die Jörgerstraße ist eine Kurzparkzone und der 17. Bezirk generell ein Parkpickerlbezirk. Infos dazu finden Sie unter wien.gv.at.
Wir freuen uns darauf, Sie bald persönlich kennenzulernen.
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